Estudios de caso Mexico

Departamento de Transporte de Río de Janeiro (DETRO-RJ)

Piql ayudó a DETRO-RJ (Departamento de Transporte del Estado de Río de Janeiro) a mudarse de un flujo de trabajo basado en papel a un flujo de trabajo digital para sus documentos legales, dando como resultado un incremento en eficiencia y seguridad, así como una mejora en los servicios públicos.

Desafío:
DETRO-RJ rápidamente se estaba enfrentando a una creciente cantidad de archivos cuyo manejo cada vez les demandaba tiempo a sus empleados, además de ser muy ineficiente. Decidieron cambiarse a un flujo de trabajo digital, sin papel. Sin embargo, debido a que una gran parte de sus archivos son documentos legales, necesitaban disponer de tecnología de almacenamiento que fuera aceptada por los tribunales brasileños.

Solución:
DETRO-RJ decidió usar la solución Piql para un flujo de trabajo digital. piqlFilm es reconocido en Brasil por tener el mismo valor que los documentos en papel originales, por lo tanto, los documentos legales almacenados en piqlFilm pueden usarse como evidencia en los tribunales.

Digitalizamos los documentos en papel de DETRO, los preservamos en piqlFilm y los ponemos a disposición a través de una integración con la infraestructura de TI de DETRO. Esto significa que los empleados de DETRO pueden acceder fácilmente a los documentos desde su computadora y compartirlos instantáneamente con múltiples departamentos.

El flujo de trabajo cumple con los estándares de OAIS (Open Archival Information System), ISO 14721
y CONARQ (Consejo de los Archivos Nacionales de Brasil).