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Dipartimento dei Trasporti di Rio de Janeiro (DETRO-RJ)

Piql ha aiutato il Dipartimento dei Trasporti dello Stato di Rio de Janeiro (DETRO-RJ) nel passaggio dal cartaceo al digitale dei loro flussi di lavoro relativi ai documenti legali. Ciò ha portato ad una maggiore efficienza e sicurezza ed un miglioramento dei servizi pubblici.

Criticità:
Il DETRO-RJ stava affrontando un rapido aumento dei suoi archivi cartacei i quali richiedevano sempre più tempo di gestione e stavano diventando sempre più inefficienti anche in termini di gestione del personale. Per questo motivo decisero di convertire il flusso di lavoro da cartaceo a digitale. Tuttavia, dal momento che una larga parte dei loro archivi consisteva in documenti legali, avevano necessità di utilizzare una tecnologia di archiviazione approvata dalle corti brasiliane.

Soluzione:
Il DETRO-RJ decise di utilizzare l’intera soluzione Piql per un flusso di lavoro digitale. In Brasile la pellicola Piql (PiqlFilm) è stata riconosciuta avere lo stesso valore dei documenti cartacei originali, pertanto  i documenti legali archiviati su pellicola Piql possono essere utilizzati come prove all’interno di un tribunale.

Noi digitalizziamo i documenti di carta del DETRO, li preserviamo sulla pellicola Piql e li rendiamo disponibili attraverso un’integrazione con le loro infrastrutture IT. Ciò significa che  i dipendenti DETRO possono facilmente avere accesso ai documenti dai loro computer e condividerli istantaneamente con molteplici dipartimenti.

Il flusso di lavoro è conforme agli standard OAIS (Open Archival Information System), ISO 14721 e CONARQ (Council of the National Archives of Brazil).

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