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Verkehrsministerium von Rio de Janeiro (DETRO-RJ)

Piql hat dem DETRO-RJ (Verkehrsministerium von Rio de Janeiro) dabei geholfen, ihre in Papierform geführten Rechtsdokumente auf einen digitalen Workflow umzustellen, was eine bessere Effizienz, mehr Sicherheit und verbesserte öffentliche Dienste zur Folge hatte.

Herausforderung:
Angesichts schnell wachsender Papierarchive wurde deren Bearbeitung für die Mitarbeiter von DETRO-RJ immer zeitaufwändiger und ineffizienter. Sie entschieden sich, auf einen digitalen Workflow umzustellen. Da allerdings ein Großteil ihrer Archive aus juristischen Dokumenten bestand, mussten Sie eine Archivierungstechnologie nutzen, die von den brasilianischen Gerichten akzeptiert würde.

Lösung:
DETRO-RJ entschloss sich, die vollständige Piql-Lösung für einen digitalen Workflow einzusetzen. PiqlFilm wird in Brasilien als genauso beweiskräftig angesehen wie Original-Papierdokumente, da juristische Dokumente, die auf piqlFilm gespeichert werden, als Beweis vor Gericht genutzt werden können.

Wir digitalisieren die Papierdokumente von DETRO, verwahren sie auf piqlFilm und stellen sie durch eine Integration in die IT-Infrastruktur des Unternehmens zur Verfügung. Das bedeutet, dass DETRO-Mitarbeiter von ihrem Computer aus einfachen Zugriff auf die Dokumente haben und diese sofort mit mehreren Abteilungen teilen können.

Der Workflow erfüllt die Standards OAIS (Open Archival Information System), ISO 14721 und CONARQ (Rat des Brasilianischen Nationalarchivs).

 

„Piql ermöglicht, dass DETRO-RJ einen OAIS-kompatiblen Workflow nutzen und Papierarchive mit digital erzeugten Dokumenten integrieren kann.“
Ricardo Fioravante Lisboa, IT-Leiter, DETRO-RJ

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